Sąvoka
Atskaitingas asmuo yra darbuotojas, kurį vadovas įgaliojo padengti su įmonės veikla susijusias išlaidas arba priimti pinigų įplaukas. Mažose įmonėse dažniausiai atskaitingas asmuo būna pats vadovas, kuriam įgaliojimo nereikia.
Mokėjimai už įmonę
Atskaitingas asmuo gali atlikti ir priimti mokėjimus tiek banko pavedimu, tiek grynaisiais:
- Banko pavedimai iš darbuotojo, o ne įmonės sąskaitos dažniausiai atliekami tuomet, kai perkama iš tiekėjo, kuris nepriima mokėjimų iš įmonės turimos banko sąskaitos (pvz.: mokant el. parduotuvėse per banklink, mokant užsienyje per PayPal, mokant parduotuvėse mokėjimo kortele).
- Banko pavedimai darbuotojui iš pirkėjų yra reti, dažniausiai tik stambesnių neįprastų sandorių atveju (pvz.: pirkėjas iš užsienio gali atsiskaityti tik per PayPal, o įmonė neturi PayPal sąskaitos).
- Grynaisiais pinigais darbuotojas sumoka pirkdamas prekes parduotuvėse.
- Grynuosius pinigus darbuotojas priima iš pirkėjų paslaugų teikimo vietoje pagal pinigų priėmimo kvitą, ypač teikiant mobilias paslaugas, kai įmonė neturi kasos aparato.
Avanso apyskaita
Įvykus mokėjimui įmonės vardu, atskaitingas asmuo privalo pateikti visus mokėjimo dokumentus apskaitininkui.
Paskutinę mėnesio dieną suformuojama ir pasirašoma Avanso apyskaita (ataskaita), kurioje nurodomos visos per mėnesį atskaitingo asmens gautos ir išleistos lėšos. Todėl atskaitingi asmenys didina įmonėje rengiamų ataskaitų skaičių ir apskaitos kaštus.
Likučio grąžinimas
Nepanaudotus pinigus atskaitingas asmuo turi grąžinti įmonei per ne ilgesnį kaip 1 mėnesio terminą. Teoriškai įmonė negali tapti skolinga atskaitingam asmeniui, nes numatydama jo išlaidas, turi išduoti jam pinigų. Jei įmonė tapo skolinga, turėtų sumokėti atskaitingam asmeniui iki mėnesio pabaigos.
Jei atskaitingas asmuo ar įmonė negrąžina kitai šaliai pinigų ilgiau kaip mėnesį, tai turi būti įforminta kaip paskola. Plačiau: LR Vyriausybės nutarimas „Dėl Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklių patvirtinimo“. Šis įstatymas nebegalioja, todėl tokią tvarką įmonė turi pasitvirtinti pati.
Sudengimas su atlyginimu
Dažniausiai įmonė atskaitingam asmeniui moka atlyginimą. LR įstatymai draudžia mokėti atlyginimą grynaisiais.
Avansinės apyskaitos sumų sudengimas su atlyginimu galimai būtų pažeidimas. Tai ypač aktualu avansinėje apyskaitoje esant mokėjimams iš klientų pagal pinigų priėmimo kvitus. Todėl kiekvieną mėnesį atsiskaitant su darbuotoju atskaitingu asmeniu turi būti atliekami 2 mokėjimai.
Atskaitingas asmuo ne darbuotojas
Normaliomis sąlygomis ne darbuotojas (akcininkas, tiekėjas) negali būti įgaliotas atskaitingas asmuo, nes pirkimai ir pardavimai įmonės vardu yra darbo funkcija. Tačiau išskirtinėmis aplinkybėmis ir ne darbuotojas (dažniausiai akcininkas) tampa įgaliotu atskaitingu asmeniu.
Dažniausiai tai įvyksta pirkėjui kilus problemų atsiskaityti už suteiktas paslaugas ir galint sumokėti tik grynaisiais, bet įmonės darbuotojams negalint susitikti su pirkėju. Pavyzdžiui, pirkėjas iš Rusijos dėl sankcijų negali atlikti banko pavedimo už suteiktas paslaugas, kurioms sankcijos nebuvo taikomos, bet pirkėjas ir akcininkas fiziškai susitiko Latvijoje ir pirkėjas perdavė pinigus akcininkui.