Įvedus pirkimo sąskaitą į apskaitos programą, joje užregistruojama nauja skola. Apskaitos programa gali suformuoti pavedimą tai skolai padengti.
Suformuotų mokėjimų duomenis bankui gali perduoti arba buhalteris, parsisiuntęs XML failą iš apskaitos programos ir įkėlęs jį į banką, arba pati apskaitos programa per banko API integraciją. Tuomet vadovui tereikia prisijungti prie banko naršyklėje ir vienu parašu patvirtinti visus sukurtus mokėjimus.
Tai yra patogu daug mokėjimų vienu metu vykdančioms įmonėms. Dažniausiai tai yra daug darbuotojų arba daug tiekėjų su atidėtais mokėjimo terminais turinčios įmonės. Pavyzdžiui, jei restoranas turi 20 darbuotojų ir 20 tiekėjų, su kuriais atsiskaito mėnesiui pasibaigus, visi 40 mokėjimų gali būti suformuoti automatiškai. Kuriant rankiniu būdu, tai gali trukti ilgiau nei valandą ir lemti žmogiškąsias klaidas.
Kada neverta automatizuoti
Mažos įmonės dažniausiai atlieka mokėjimus prieš gaudamos PVM sąskaitą faktūrą arba tiekėjai pinigus nuskaičiuoja nuo jų mokėjimo kortelės automatiškai.
Pavyzdžiui, kai prasitęsiate savo el. pašto paslaugos galiojimą, sumokate paslaugos teikėjui jo sistemoje per jo banklink modulį, o tuomet gaunate PVM sąskaitą faktūrą.
Kai perkate reklamą Facebook, mokestis būna automatiškai nurašomas per mokėjimo kortelę.
Kai užsisakote prekes iš kitos mažos įmonės, ji prieš jas išsiųsdama el. paštu atsiunčia išankstinę sąskaitą, ją apmokate prisijungę prie savo banko, ir tik paskui gaunate PVM sąskaitą faktūrą.
Tokiose situacijose mokėjimo suformavimas apskaitos programoje nereikalingas.
Automatizavimas banke
Kai mokėjimus kas mėnesį kuriate savo banke, kartais lengviau juos ir automatizuoti toje pačioje banko sistemoje.
Pavyzdžiui, jei kas mėnesį patalpų savininkui arba darbuotojui ir Sodrai turite pervesti tokią pačią sumą, galite susikurti periodinį mokėjimą.
Kai suma skiriasi, pvz.: mokate Telia už suteiktas ryšio paslaugas, galite sudaryti tiesioginio debeto sutartį.
Tuomet jūsų bankas automatiškai atliks mokėjimus ir iš viso nereikės jų nei formuoti, nei pasirašinėti.
Mokėjimų ruošiniai
Jei per mėnesį lieka tik keletas mokėjimų, kuriuos galėtų formuoti apskaitos programa, dažnai pigiau ir lengviau juos atlikti prisijungus prie banko naudojant išsaugotus mokėjimų ruošinius.
Tai atliksite per kelias minutes ir nereikės jungtis nei prie apskaitos programos, nei mokėti bankui mėnesinio mokesčio už integraciją su apskaitos programa. Tokioje situacijoje iš patogumo pusės nėra jokio skirtumo tarp Swedbank, SEB, Paysera ir kitų.
