Sąvoka
Reprezentacinės sąnaudos yra išlaidos, skirtos naujiems verslo ryšiams užmegzti arba santykiams su esamais verslo partneriais pagerinti.
Teisinis reguliavimas
Pagal LR Pelno mokesčio įstatymą iš pajamų atskaitoma ne daugiau kaip 50% reprezentacinių sąnaudų, o bendra jų suma per metus negali viršyti 2% visų įmonės pajamų.
Reprezentacinės sąnaudos gali būti patirtos tik organizuojant reprezentacinį renginį verslo partneriams arba dovanojant jiems simbolines dovanas su įmonės atributika.
Kiekvienu reprezentacinių išlaidų patyrimo atveju turi būti surašomas Reprezentacinių sąnaudų nurašymo aktas.
Labai mažoms įmonėms neapsimoka
Labai mažoms įmonėms praktiškai neverta vesti reprezentacinių sąnaudų. Pavyzdžiui, 40 tūkst. EUR pajamų per metus turinti įmonė, kuri nėra PVM mokėtoja, pagal įstatymą gali turėti iki 800 EUR reprezentacinių sąnaudų. Tokiai mažai įmonei galiojant lengvatiniam 5% pelno mokesčio tarifui, didžiausias pelno mokesčio sutaupymas gali būti iki 40€. Jei visos reprezentacijos sąnaudos patirtos per 2 renginius, jų pagrindimas ir apskaitymas sudarant vien reprezentacinių sąnaudų nurašymo aktus sukurs daugiau finansinės apskaitos sąnaudų.
Dažnai įmonės vadovas susitikimo su partneriu maisto išlaidas nori priskirti reprezentacinėms sąnaudoms, tačiau neatitinkant reprezentacinio renginio sąlygos tai nėra reprezentacinė sąnauda. Finansine prasme toks ginčas tarp buhalterio ir vadovo yra mažareikšmis, pvz.: 100 EUR vertės sąskaita faktūra už maistą, vertinant jį kaip reprezentacinę išlaidą, įmonei sutaupytų 8,68€ PVM ir 6,20€ pelno mokesčio, bet reprezentacinių sąnaudų nurašymo akto sudarymas ir reprezentacijos operacijų sukūrimas apskaitos programoje kainuotų daugiau.
Jei inspektoriaus vertinimu tai nebūtų reprezentacinė sąnauda, tokio klausimo sprendimas ir iš jo sekanti atsakomybė įmonei kainuotų šimteriopai daugiau. Todėl pavienius tokius abejotinus atvejus turinčioms įmonėms rekomenduojame visą išlaidos sumą priskirti neleidžiamiems atskaitymams, o turinčioms tokių išlaidų reguliariai ir daug – su teisininku išspręsti reprezentacijos įforminimo klausimą.
Nusikalstama reprezentacija
Jei buhalteriui yra pateikiama sąskaita faktūra ar čekis, kuriuose matosi, kad bare arba parduotuvėje buvo nupirkti ir klientui perduoti alkoholiniai gėrimai, realiai tai yra nusikaltimo įrodymas.
28 str.: Įmonėms, Europos juridiniams asmenims ir jų filialams Lietuvos Respublikoje draudžiama: alkoholinius gėrimus duoti kaip premiją, kaip prekės priedą arba dovanoti.
LR Alkoholio kontrolės įstatymas
33 str.: Fiziniai asmenys už šio Įstatymo pažeidimus atsako Lietuvos Respublikos administracinių nusižengimų kodekse ir Lietuvos Respublikos baudžiamajame kodekse nustatyta tvarka.
Fizinis asmuo gali kitam fiziniam asmeniui kaip draugui padovanoti alkoholinio gėrimo butelį arba stiklinę. Tačiau, jei tai daroma dėl tarp įmonių susiklosčiusių santykių, tai gali užtraukti atsakomybę pagal administracinių nusižengimų ir administracinį kodeksus.
Dovanos nėra reprezentacija
Įmonės nereprezentuojančios dovanos (individualios kelionės, maistas, bilietai ir pan.) yra dovanos, o ne reprezentacijos sąnaudos.
Tik labai maža dalis įmonių turi reprezentacinių sąnaudų, ir net tais atvejais jų dalis tarp visų sąnaudų yra labai maža.
Jei buhalteriui pateikiama sąskaita faktūra, kurioje nurodytos išlaidos nėra įmonės veiklos sąnaudos, be reprezentaciją pagrindžiančių dokumentų buhalteris ją dažniausiai vertina kaip neleidžiamą atskaitymą, o ne kaip reprezentacinę išlaidą.
Kaip mes vertiname reprezentacines išlaidas
Išlaidas, kurios nėra leidžiami atskaitymai, apskaitome taip:
- Jei įmonė organizuoja reprezentacinį renginį arba masiškai dovanoja smulkias dovanas su savo atributika ir sąnaudų suma viršija 1 tūkst. EUR, tokias sąnaudas apskaitome kaip reprezentacines.
- Jei įmonė vedasi klientus pietų, dovanoja jiems daiktus ar savo produkciją, tai yra neleidžiami atskaitymai, nuo kurių vertės reikės mokėti pelno mokestį ir PVM, o dovanų atveju ir GPM.
- Jei vadovas atsiskaitė bare ar parduotuvėje apskritai nesant įrodymų, kad įmonė iš to gavo kažkokios naudos, tai yra asmeninių poreikių tenkinimas. Šią sumą minusuojame iš asmeniui mokėtino atlyginimo ar dividendų. Jei išleista suma viršija mokėtiną atlyginimą, mokėjimą apskaitome kaip atlyginimo priedą ir papildomai priskaičiuojame GPM ir Sodros mokesčius. Jei išleista suma viršija mokėtinus dividendus, mokėjimą apskaitome kaip paskolą akcininkui – galioja papildomi ribojimai.
