Sąvokos
Atsiskaitymai – mokėjimai, susiję su prekių ir paslaugų realizavimu bei įsigijimu, darbo ir komunalinių paslaugų apmokėjimu, paskolų grąžinimu ir kita. Atsiskaitoma grynaisiais ir negrynaisiais pinigais.
Grynieji pinigai – lėšos popierinių pinigų ir monetų pavidalu.
Kalbant apie įmonės turtą ir įsipareigojimus, prie grynųjų pinigų taip pat priskiriamos lėšos einamojoje banko sąskaitoje ir kiti likvidžiausi piniginiai aktyvai. Tačiau LR Civiliniame kodekse ir šiame straipsnyje visi ne popieriaus ir monetų pavidalu egzistuojantys pinigai vadinami negrynaisiais pinigais.
Kasa (vieta) – vieta, kurioje atliekamos kasos operacijos ir laikomi pinigai. Kasoje pinigų saugumą garantuoja įmonės vadovas. Biudžetinių įstaigų kasos grindys ir sienos įtvirtinamos, įrengiama apsauginė ir užpuolimo atveju suveikianti signalizacija, reikiamos saugumo klasės durys; taip gali būti įrengtos ir kitų įstaigų kasos.
Kasa (pinigai) – įmonės pinigai išmokoms. Skiriami su įmonės veikla susijusioms įvairioms išlaidoms padengti. Gali būti gauti iš bankuose esančių įmonės sąskaitų, atskaitingų asmenų, pirkėjų, įmonės darbuotojų. Išmokų gavėjai gali būti atskaitingi asmenys ir kiti gavėjai.
Orderis – pirminis tipinis apskaitos dokumentas, leidžiantis atlikti kasos operacijas su piniginėmis lėšomis.
Kasos išlaidų orderis (KIO) – dokumentas, liudijantis apie grynųjų pinigų išmokėjimą iš įmonės kasos; jį pasirašo kasininkas ir buhalteris.
Kasos pajamų orderis (KPO) – tai dokumentas, liudijantis apie įmokos grynaisiais pinigais į kasą priėmimą iš fizinio ar juridinio asmens; jį pasirašo pinigus priėmęs kasininkas ir buhalteris.
Pinigų priėmimo kvitai (PPK) išrašomi klientams atsiskaitant grynaisiais pinigais tik tuomet, kai nenaudojamas kasos aparatas ir darbuotojas neturi priėjimo prie įmonės kasos. Atvejus, kai neprivaloma naudoti kasos aparatų, nustato ir skelbia VMI. Pinigų priėmimo ir išmokėjimo kvitų išrašymo ir apskaitos tvarką skelbia taip pat VMI.
Atsiskaitymų grynaisiais pinigais ribojimai
Nuo 2022-01-01 Lietuvos Respublikos Darbo kodeksas draudžia mokėti atlyginimą grynaisiais, jei jis nesiekia 2 šalies vidutinių darbo užmokesčių.
Nuo 2022-11-01 Lietuvos Respublikos atsiskaitymų grynaisiais pinigais ribojimo įstatymas Nr. XIV-1165 draudžia atsiskaitymus grynaisiais, jei sandorio suma viršija 5 tūkst. EUR. Sumos riba yra nustatyta visam sandoriui, o ne vienam mokėjimui. Taip pat neleidžiama skaidyti sandorio į smulkesnius.
Pavyzdžiui, jei įmonė pasirašo darbų atlikimo sutartį su darbų įkainiais bet be galutinės sandorio sumos, pagal kurią pirkėjas sumoka 3 tūkst. EUR avansą grynaisiais pinigais, o po mėnesio atlieka darbų už 3 tūkst. EUR, dar po mėnesio už dar 3 tūkst. EUR, po avanso sumokėjimo pirkėjas gali sumokėti dar 2 tūkst. EUR grynaisiais pinigais, o likusius 1 tūkst. EUR privalo sumokėti banko pavedimu. Jei jau pasirašant sutartį yra žinoma, kad sandorio vertė yra 6 tūkst. EUR, pirkėjas iš viso negali mokėti grynaisiais pinigais. Bet jei įmonė pasirašo darbų atlikimo sutartį už 3 tūkst. EUR ir pirkėjas atsiskaito grynaisiais pinigais ir užbaigia sandorį, šalys gali sudaryti naują sandorį nesusijusiems darbams atlikti ir vėl atsiskaityti grynaisiais pinigais.
Atsiskaitymai su atskaitingu asmeniu
Atskaitingus asmenis skiria įmonės vadovas įvairioms ūkinėms operacijoms atlikti. Atsakingas asmuo, gavęs įmonės vardu pinigus iš kitų ūkio subjektų ar gyventojų, atiduoda juos į kasą. Plačiau: Atskaitingas asmuo: mokėjimai pagal avanso apyskaitą.
Su atskaitingu asmeniu dažniausiai atsiskaitoma banko pavedimu. Atsiskaitant grynaisiais, išrašomi orderiai.
Atskaitingam asmeniui surinkus pirkėjų įmokas pagal pinigų priėmimo kvitus, jis privalo tokią sumą sumokėti įmonei. Tačiau nėra apribojimo, kad jis privalo su įmone atsiskaityti tokia pačia forma, kokia pinigus gavo. Jei atskaitingas asmuo sumoka įmonei banko pavedimu, įmonė nekontroliuoja, ką darbuotojas darė su surinktais grynaisiais pinigais – ar pasiliko grynaisiais, ar įnešė į savo banko sąskaitą.
Dažniausiai pigiau yra darbuotojui įsinešti pinigus į savo asmeninę banko sąskaitą ir atlikti banko pavedimą į įmonės sąskaitą. Kitu atveju, atskaitingam asmeniui įnešus grynuosius pinigus į įmonės kasą, o tuomet įmonės vadovui įnešant grynuosius pinigus į įmonės banko sąskaitą, atsiranda šie papildomi kaštai:
- Įmonė turi turėti mokėjimų kortelę pinigų įnešimui.
- Pinigų įnešimui į įmonės banko sąskaitą bankai dažnai taiko didesnius operacijų mokesčius ir mažesnius nemokamų operacijų limitus.
- Įnešant pinigus per kasą, reikia papildomai išrašyti KPO atskaitingam asmeniui ir KIO vadovui.
Jei įmonėje visos operacijos grynaisiais pinigais vyksta per atskaitingą asmenį, o jis su įmone atsiskaito banko pavedimais, įmonėje iš viso nėra kasos. Vadinasi, įmonei nereikia išrašinėti KIO ir KPO, nereikia sudarinėti kasos knygos ataskaitos, nereikia sudaryti kasos operacijų tvarkos, nereikia realiai saugoti grynųjų pinigų. Išvengiant kasos, sumažėja apskaitos kaštai.
Mokėjimai tiekėjui
Jei tiekėjas atvyksta į pirkėjo biurą, kuriame saugoma įmonės kasa, tiekėjui pinigai gali būti išduodami tiesiogiai iš kasos pagal KIO. Tačiau tokia situacija yra reta.
Dažniausiai tiekėjui pinigus perduoda atskaitingas asmuo tiekėjo vietoje. Tuomet tiekėjas atskaitingam asmeniui išduoda savo pinigų priėmimo dokumentą (čekį, PPK ar KPO). Atskaitingas asmuo perduoda šį dokumentą apskaitininkui ir įmonė tampa skolinga atskaitingam asmeniui.
Mokėjimai iš pirkėjų
Jei įmonė turi kasos aparatą, visus mokėjimus iš pirkėjų priima į kasos aparatą ir išduoda kasos aparato čekius. Dienos pabaigoje spausdinama Z ataskaita ir pinigai inkasuojami į kasą išrašant KPO.
Jei pirkėjas atvyksta į įmonės biurą, kuriame saugoma įmonės kasa, ir darbuotojas turi priėjimą prie kasos, pirkėjui gali būti išrašytas KPO ir pinigai paimti tiesiogiai į kasą.
Kitais atvejais priimdamas pinigus atskaitingas asmuo išrašo PPK. Jei įmonė nėra PVM mokėtoja ir jai nėra prievolės išrašyti PVM sąskaitos faktūros, PPK gali būti laikomas ne tik mokėjimo, bet ir pardavimo dokumentu.
Išmokos fiziniams asmenims
Atliekant išmokas fiziniams asmenims, jie nepateikia jokio apskaitos dokumento. Todėl įmonė turi išrašyti kasos pajamų orderį arba pinigų išmokėjimo kvitą.
Įmonės, kurios daro išmokas fiziniams asmenims grynaisiais pinigais, užsiima specifine veikla: metalo laužo supirkimas, uogų supirkimas ir pan. Tokios įmonės atsiskaito savo biure tiesiai iš kasos išrašydamos KIO. Su tokiais asmenimis gali atsiskaityti ir įmonės atskaitingas asmuo jų vietoje išduodamas jiems pinigų išmokėjimo kvitą (PIK).
Anksčiau buvo įprasta mokėti darbuotojams atlyginimą iš kasos išrašant KIO. Bet dabar tik labai specifinės įmonės daro išmokas fiziniams asmenims grynaisiais pinigais pagal KIO ir PIK.