Yra 4 būdai importuoti banko sąskaitos išrašą į apskaitos programą:
- Automatinis importavimas per banko API: geriausia Paysera, Swedbank ir SEB sąskaitoms.
- Automatinis importavimas per AIS: geriausia visoms kitoms ES bankų sąskaitoms.
- XML importavimas: kai nėra galimybės pasijungti automatinio importavimo.
- CSV importavimas: kai nėra kitų alternatyvų.
Automatinis importavimas per banko API
Tai yra pats patikimiausias ir patogiausias banko sąskaitų išrašų importavimo būdas. Bankas suteikia programinę prieigą (API) prie banko sąskaitos duomenų. Buhalterinė programa kiekvieną naktį patikrina praėjusios dienos banko sąskaitos išrašą ir automatiškai importuojasi naujas operacijas.
Naudojant automatinį importavimą, apskaitos programoje visos banko operacijas matomos jau kitą dieną. Tuomet ir apskaitininkai, ir įmonės vadybininkai gali naudoti apskaitos programą mokėjimų stebėjimui. Taip galime administruoti klientų skolas, pamirštus mokėjimus tiekėjams ar praleistas pirkimo sąskaitas faktūras.
Automatinis banko išrašų importas leidžia naudoti finansinės apskaitos programą ir valdymo apskaitai. Mažoms įmonėms dažnai nebereikia atskiros programos valdyti pardavimams, klientų mokėjimams ir pan.
Deja, tik Paysera nemokamai suteikia programinę prieigą prie banko sąskaitos duomenų. Swedbank, SEB, Revolut ir kiti bankai už tai taiko iki 35€/mėn. siekiantį mokestį.
Visi bankai turi savo individualius API. Tai reiškia, kad apskaitos programos gamintojas turi suprogramuoti jungtį prie kiekvieno banko individualiai. Visos šiuolaikiškos apskaitos programos veikia su SEB ir Swedbank. Tačiau mažai kas programuoja jungtis su mažesniais bankais ir mokėjimo įstaigomis.
Automatiškai importuojami bankų išrašai nereiškia, kad visi mokėjimų duomenys apskaitoje atsiranda automatiškai. Buhalteris vis tiek turi peržiūrėti mokėjimą, priskirti jį kontrahentui (tiekėjui ar klientui) ir sudengti su pirkimo ar pardavimo operacija. Tačiau, kadangi nereikia jungtis prie banko, tą galima atlikti daug greičiau ir dažniau.
Automatinis importavimas per AIS
Visoje Europos sąjungoje galioja ta pati PSD2 direktyva (Payment Services Directive 2), kuri apibrėžia AIS (Account Information Service) tvarką. Pagal ją visi bankai suteikia nemokamą programinę prieigą prie banko sąskaitos duomenų AIS teikėjams (AISP). Panašus Open Banking reguliavimas kuriamas ir kituose regionuose, todėl dauguma AISP jau gali dirbti ne tik su ES bankais.
Pajungus AIS, viskas veikia labai panašiai, kaip ir naudojantis banko API. Tačiau nereikia mokėti už naudojimąsi banko API. Taip pat apskaitos programos kūrėjams nereikia kurti individualių jungčių su kiekvienu banku, todėl per AIS veikia banko sąskaitų išrašų importas net ir iš mažų bankų.
Deja, AIS galimybės yra labiau ribotos, nei banko API. Per AIS bankai pateikia tik minimalius duomenis, kurių reikalauja direktyva. Dalies buhalteriui reikalingų duomenų gali trūkti, o dalis gali būti iškraipyti dėl AISP kaltės.
AIS prieiga yra suteikiama tik ribotam laikui – 90 arba 180 dienų. Todėl įmonės vadovas turi reguliariai atnaujinti sutikimą savo banke teikti duomenis į apskaitos programą.
Galiausiai, nors AIS yra atviras nemokamas standartas, AISP yra mokamų paslaugų teikėjai. Jie susiprogramavo ir palaiko AIS jungtis su visais bankais, o už tai ima mokestį iš apskaitos programos kūrėjų.
XML importas
Naudojant XML importą ISO (SEPA) formatu, jūs jungiatės prie savo banko naršyklėje, suformuojate išrašą pagal datas, parsisiunčiate XML failą ir įkeliate jį į apskaitos programą. Toliau viskas vyksta kaip ir automatinio importo atveju.
Vykdant rankinį banko sąskaitos išrašo importą, apskaitininkas dirba su pusantro mėnesio senumo duomenis. Tokiu atveju įmonės darbuotojams apskaitos programa tampa visiškai neaktuali. Net ir įmonės vadovui ji tampa nereikalinga, nes joje nesimato realios įmonės situacijos ne tik einamuoju mėnesiu, bet dažnai ir visu praėjusiu mėnesiu.
Didesnės įmonės gali importuotis XML ne kas mėnesį, o kas savaitę ar kelias dienas. Tuomet tai taps panašiau į automatinio importo naudą. Tačiau net importuojant kasdien, XML importas kelia papildomas rizikas: už importavimą atsakingam asmeniui susirgus ar išvykus į komandiruotę, įmonė nebematys įvykdytų mokėjimų.
Beveik visi lietuviški bankai leidžia nemokamai parsisiųsti išrašą XML ISO (SEPA) formatu. Išimtis yra tik Revolut.
CSV importas
Naudojant CSV importą, viskas vyksta panašiai kaip su XML importu. Tačiau CSV duomenys neturi jokio standarto. Todėl kiekvienam bankui reikia individualiai kurti importo šabloną. Tai padidina banko pajungimo apskaitos programoje sąnaudas.
Dažnu atveju prieš įkeliant CSV į apskaitos programą, tą failą dar reikia performatuoti su kita programa. Todėl CSV importas labiausiai didina apskaitos sąnaudas ir lemia rečiausią banko išrašo importavimą – kartais net ne kas mėnesį, o kas 3 ar 6 mėnesius.
Užsienio bankai ir mokėjimo įstaigos kaip PayPal, Wise, Juni ir t.t. leidžia parsisiųsti išrašą tik CSV formatu. Jei tokią sąskaitą naudojate tik įmokų surinkimui per el. parduotuvę, tai nesukelia didelių problemų, nes mokėjimus galite stebėti el. parduotuvės sistemoje. Tačiau jei tokį banką naudojate kasdieniams mokėjimams, tai kels problemas norint stebėti atsiskaitymus su tiekėjais.
