Sąvokos
Didžioji knyga (DK) yra buhalterinių sąskaitų (registrų), kuriose registruojami visi įmonės finansiniai sandoriai, duomenų bazė. Ji veikia panašiai, kaip Excel skaičiuoklė. Kiekviena DK sąskaita yra tarsi Excel failo puslapis. Kiekviena DK operacija yra tarsi to Excel puslapio eilutė.
DK sąskaitų yra tiek daug, kad praktiškai neįmanoma vesti įmonės finansinės apskaitos Excel faile. Tam yra būtina buhalterinės apskaitos programa, kuri leidžia koreguoti įrašus duomenų bazėje.
Dvejybinis įrašas yra ūkinių operacijų ir įvykių registravimo didžiojoje knygoje būdas, kai kiekvienos ūkinės operacijos ar įvykio vertė įrašoma į vienos DK sąskaitos debetą, o jai lygi suma – į kitos DK sąskaitos kreditą.
Buhalterinės programos neleidžia padaryti dvejybinio įrašo klaidų, t.y. negali būti, kad ta pati operacija vienoje DK sąskaitoje bus debetuota viena suma, o kitoje DK sąskaitoje kredituota jau kita suma. Vadinasi, visos didžiosios knygos klaidos būna žmogiškosios klasifikuojant operaciją, o ne techninės.
Didžiosios knygos registrų ataskaitos
Visą DK sąskaitų sąrašą galima atsispausdinti kaip balanso ataskaitą: vienoje eilutėje rodomas sąskaitos pavadinimas ir visų jos operacijų suma. Dėl DK sąskaitų gausos tai būtų keliasdešimties puslapių ataskaita.
Kad vadovams ir auditoriams būtų paprasčiau, Verslo apskaitos standartai nurodo, kaip DK sąskaitas sugrupuoti ir susumuoti. Tuomet tuos pačius finansinius duomenis galima pateikti trumpesnėse balanso ir pelno/nuostolio ataskaitose.
Pavyzdžiui, trumpas balansas turi eilutę Kitas ilgalaikis turtas. Šis vienas skaičius yra gaunamas susumavus dešimtis DK sąskaitų sumų, tokių kaip:
- 160 Įmonių grupės įmonių akcijos
- 161 Paskolos įmonių grupės įmonėms
- 162 Iš įmonių grupės įmonių gautinos sumos
- 163 Asocijuotųjų įmonių akcijos
- 172 Biologinis turtas
- ir t.t.
Apskaitos duomenų tikrinimas
Dėl didelio sumų suglaudinimo sutrumpintas ir trumpas balansas, kuriuos teikiame Registrų centrui, nebeleidžia suprasti, kokios tikrosios sumos yra įmonės didžiojoje knygoje.
Jei vadovas nori suprasti realią įmonės finansinę situaciją ir bent kažkiek kontroliuoti buhalterį, jis turi suprasti ilgąją balanso formą. Ilgojoje balanso ataskaitoje eilučių pavadinimai yra pakankamai artimi didžiosios knygos sąskaitų pavadinimams.
Jei vadovui atrodo, kad kažkurios ilgojo balanso eilutės suma turėtų būti ženkliai kitokia, tai arba apskaitos duomenyse yra klaida, arba vadovas nesupranta savo įmonės finansinės situacijos.
Pagal įstatymus vadovui tenka pilna asmeninė atsakomybė už šių ataskaitų teisingumą ir tikslumą, todėl jis privalo išsiaiškinti įtartinas sumas.
Geriausia, kai vadovas pats gali prisijungti prie buhalterinės apskaitos programos ir pasitikrinti operacijas pačiose DK sąskaitose. Baziniam supratimui pakanka pažiūrėti 25 minučių vaizdo klipą YouTube.
Vadovas – pats sau auditorius?
Mažose įmonėse turto ir įsipareigojimų vienetų būna mažai, vadovas juos gerai žino, todėl jis pats labai greitai pastebės, jei buhalteris neteisingai įskaitė paskolą kaip avansinį mokėjimą, jei trumpalaikis turtas buvo įtrauktas kaip ilgalaikis ir pan.
Tuo tarpu auditoriai, kad rastų tokias klaidas, turėtų peržiūrėti visas sąskaitas faktūras ir visus banko mokėjimus, analizuodami juos po vieną. Tuomet jie turėtų konsultuotis su vadovu, kad suprastų tikrąją sandorio esmę. Tik tada galima pastebėti, kad sandoris apskaitoje užregistruotas neteisingai.
Paviršutiniškas auditas nėra prasmingas, nes neras tikrai reikšmingų klaidų. O vadovas, skyręs pusvalandį metinio balanso ar didžiosios knygos susitikrinimui su savo valdymo apskaitos užrašais, pastebės visas reikšmingiausias klaidas, labiausiai iškreipiančias tikrąjį finansinį vaizdą.
Jei tik buhalteris suprantanta, kas yra suvesta įmonės didžiosios knygos sąskaitose, buhalterio darbas yra nekontroliuojamas. Tokios įmonės finansinėje apskaitoje dažniausiai būna klaidų, kurios su laiku tik kaupiasi ir sukelia ženklius neatitikimus.
Dauguma buhalterių klaidų atsiranda dėl neatidumo ar nesusikalbėjimo su vadovu. Tačiau būna atvejų, kai buhalteriai tyčia netaiso senų klaidų ir net neatiduoda duomenų. Būna atvejų, kai įmonės buhalterės piktybiškai nežymi savo atostogų ir atleidžiamos reikalauja išmokėti nepanaudotus atostoginius. Būna net atvejų, kai buhalterės be jokio pagrindo išsimoka sau milijonines sumas, o to niekas nemato.
Jei mažų įmonių vadovai skirtų penkiolika minučių per mėnesį DK ataskaitos peržiūrai, jie tiek rastų ir padėtų buhalteriams išsitaisyti netyčines klaidas, tiek užkirstų kelią nuostoliams dėl darbuotojų pinktnaudžiavimo.
Vadovas – ir finansų vadovas?
Vadovai neveda operacijų į didžiąją knygą, todėl jiems nėra įprasta galvoti apie sandorius iš debeto-kredito perspektyvos. Vien gaunant pajamas ir kaupiantis pelnui, tas supratimas ir neatrodo būtinas. Tačiau jei įmonėje turtas kaupiamas ne tik pinigais, jei įmonėje pajamos stipriai nesutampa su įplaukomis, jei įmonė nori skolintis iš kredito įstaigų, kažkas įmonėje turi suprasti, kokia yra įmonės finansinė situacija ir kaip dabar priimami sprendimai pakeis įmonės finansinius rodiklius.
Mažų įmonių vadovai mano, kad jie tam per maži, todėl nereikia jiems nei finansų vadovo, nei daryti jo darbą patiems. Juk nėra pas juos jokios valdymo apskaitos, jokio biudžetavimo, o tuo labiau finansinio modeliavimo. Beveik visada jie klysta. Jie visa tai jau daro.
Nuo pirmų verslo dienų vadovai turi kokį nors sąrašą ar lentelę, kurioje žymisi, kokias prekes turi pasidėję spintoje, kokios jau užsakytos keliauja iš tiekėjo ir t.t. Tai jau yra valdymo apskaita.
Jau po pirmo pardavimo su mokėjimo atidėjimu, jie pradeda Excel lentelėje žymėtis, kurią dieną klientas turi atsiskaityti, kurią dieną reikės užsakyti papildymą iš tiekėjo, kada sumokėti už senesnes prekes ir t.t. Tai jau yra pagrindai pinigų srauto ataskaitos rengimui, biudžetavimui ir t.t.
Jau po pirmų veiklos mėnesių verslininkas mato, kad arba įmonei trūksta apyvartinių lėšų, arba pinigai kaupiasi. Jau tada jis modeliuoja įvairias finansines situacijas: kokią įtaką pelningumo rodikliams darys įstatinio kapitalo didinimas arba paskola, atlyginimas arba dividendai ir t.t.
Rinkoje efektyviau veikia įmonės, kurių vadovai patys supranta finansų kalbą ir gali susikalbėti tiesiogiai. Jie geriau realizuoja savo idėjas ir praleidžia mažiau klaidų, o svarbiausia – jie greičiau pasiekia rezultatą. Supratus didžiąją knygą ir sąskaitų planą, antras žingsnis finansų kalbos įvaldymo link – peržiūrėti 15 minučių vaizdo klipą apie dvejybinį įrašą bei debetą ir kreditą YouTube.