Kas tai yra?
Sąskaita faktūra – finansinės apskaitos dokumentas, kuriuo įforminamas prekių tiekimas ar paslaugų teikimas. Sąskaitą faktūrą vartotojui išrašo prekes pateikęs ar paslaugas suteikęs asmuo, reikalaudamas sumokėti sąskaitoje faktūroje nurodytą sumą.
Kada reikia išrašyti sąskaitą faktūrą?
Įmonės išrašo PVM sąskaitą faktūrą tuomet, kai atsiranda prievolė apskaičiuoti PVM.
Prievolė apskaičiuoti PVM atsiranda įvykus tam iš nurodytų įvykiui, kuris įvyksta anksčiau, kai:
LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 14 str. 2 d.
1) prekė perduodama ar paslauga suteikiama, arba
2) gaunamas atlygis už patiektą prekę ar suteiktą paslaugą.
Kol nei suteikta paslauga, nei gautas mokėjimas, nėra teisinio pagrindo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Iki to momento gali būti išrašoma tik išankstinė sąskaita, kuri nesukuria reikalavimo teisės. Bet kai tik suteikiama paslauga arba gaunamas mokėjimas už dar suteiksiamą paslaugą, iš karto privaloma išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.
PVM sąskaita faktūra privalo būti išrašyta nedelsiant patiekus prekes ar suteikus paslaugas, tačiau teikiant ilgalaikes paslaugas, PVM sąskaita faktūra gali būti išrašoma už visą per mėnesį suteiktų paslaugų arba patiektų prekių kiekį ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos.
LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str. 2 d.
Kai tarp pardavėjo ir pirkėjo susiklosto ilgalaikiai tiekimo santykiai, pardavėjas gali išrašyti vieną PVM sąskaitą faktūrą už visas per praeitą mėnesį suteiktas paslaugas ar patiektas prekes. Įstatymas nereikalauja, kad tokie ilgalaikiai santykiai būtų įforminti rašytine sutartimi, jie gali susiklostyti ir be sutarties.
Įstatymas numato, kad mėnesinė PVM sąskaita faktūra išrašoma tik už suteiktas paslaugas ar patiektas prekes. Vadinasi, jei įmonė gauna avansus už paslaugas, kurias dar tik suteiks, ji turi išrašyti po atskirą PVM sąskaitą faktūrą už kiekvieną gautą avansą. Įstatymas nenumato teisės išrašyti 1 mėnesinę PVM sąskaitą faktūrą už visus per mėnesį gautus avansus.
Jei per mėnesį įmonė suteikė kelias paslaugas ar patiekė kelias prekes, po kurių suteikimo ar patiekimo iš karto gavo mokėjimus, tiekimas įvyko anksčiau už atlygio gavimą ir pirkėjo mokėjimas nėra laikomas avansu. Tokiu atveju laikoma, kad įmonė išrašo PVM sąskaitą faktūrą dėl jau atlikto tiekimo, o ne dėl gauto avanso. Vadinasi, įmonė turi teisę išrašyti 1 mėnesinę PVM sąskaitą faktūrą. Tačiau tai nėra aiškiai apibrėžta įstatyme, todėl VMI nuomonė konkrečiu atveju gali būti ir kitokia.
Jeigu prieš prekių tiekimą (paslaugų teikimą) gaunamas avansas, dėl kurio gavimo pagal šio Įstatymo 14 straipsnio nuostatas atsiranda prievolė apskaičiuoti PVM, toks avanso gavimas turi būti įformintas PVM sąskaita faktūra, o pačių prekių tiekimas (paslaugų teikimas) įformintas PVM sąskaita faktūra, kurioje atlygis sumažinamas gautu avansu.
LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str., 4 d.
LR PVMĮ įvardintas avansas reiškia tik tokį avansą, kuris gautas už konkrečią paslaugą, dėl kurios jau susitarta ir kuri bus suteikta. Įprastai tai yra el. komercijos sistemoje jau patvirtintas užsakymas, kuriam išrašyta išankstinė sąskaita ir kuriame jau yra aiškiai apibrėžti paslaugos parametrai ir periodas. Jei įmonė gauna avansą kaip užstatą, kuris nėra susietas su konkrečia suteiktina paslauga, įmonė neturi išrašyti PVM sąskaitos faktūros ir skaičiuoti PVM.
Kokie privalomi kliento rekvizitai?
LR Finansinės apskaitos įstatymas (LR FAĮ) nurodo privalomus apskaitos dokumentų rekvizitus (7 str.). Apskaitos dokumento gavėjo pavadinimas (arba vardas ir pavardė) yra vienintelis privalomas kliento duomuo. Jei klientas yra juridinis asmuo, privaloma nurodyti ir įmonės kodą. Šis įstatymas nereikalauja nurodyti pirkėjo adreso ar kitų kontaktinių duomenų sąskaitoje faktūroje.
LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas (LR PVMĮ) nurodo privalomus PVM sąskaitos faktūros rekvizitus (80 str.). Prie LR FAĮ jau nustatytų pirkėjo rekvizitų dar reikia pridėti pirkėjo adresą ir PVM mokėtojo kodą, jei pirkėjas jį turi. Parduodant prekes ar paslaugas internetu, PVM mokesčio tikslais yra svarbu nustatyti pirkėjo šalį, todėl adresas yra svarbus duomuo.
LR PVMĮ reikalavimai netaikomi tiems sandoriams, kuriems netaikomas PVM. Vadinasi, ne PVM mokėtojai neprivalo nurodyti pirkėjo adreso sąskaitoje faktūroje.
Supaprastinta PVM sąskaita faktūra
Jeigu bendra PVM sąskaitoje faktūroje nurodomų patiektų prekių ir (arba) suteiktų paslaugų vertė (įskaitant PVM) neviršija 100 eurų, gali būti išrašoma supaprastinta PVM sąskaita faktūra, nurodyta šio Įstatymo 80 straipsnio 9 dalyje.
LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str., 13 d.
LR PVMĮ 80 str. 9 d. nurodo, kad supaprastintoje PVM sąskaitoje faktūroje nurodomas tik pirkėjo PVM mokėtojo kodas, jei jis jį turi. Dauguma fizinių asmenų neturi PVM mokėtojo kodo, todėl įstatymas nereikalauja nurodyti jokių pirkėjo duomenų, jei pirkimo vertė neviršija 100€ su PVM. Vadinasi, paslaugos gavėjas apskaitos dokumentuose gali likti anonimiškas.
Tačiau praktikoje turime nurodyti bent pirkėjo šalį. Kitu atveju nežinosime, kodėl el. komercijos sistema šiam pirkimui taikė būtent tokį PVM tarifą.
Ūkinės veiklos nevykdantys fiziniai asmenys neturi prievolės saugoti jiems išrašytų SF, todėl jie dažnai neima SF iš pardavėjo ir neteikia jam savo duomenų. Tačiau jei pardavėjas neišrašo kasos čekio, jis privalo išrašyti SF pajamų apskaitai. Tokiems pardavimams apskaitos programoje sukuriame klientą FA – „Fiziniai asmenys“. Šis klientas neturi jokių kitų rekvizitų. Šią praktiką palaikantį išaiškinimą teikia ir VMI:
Atkreipiame dėmesį, kad supaprastintoje PVM sąskaitoje faktūroje pirkėjo fizinio asmens vardo, pavardės nurodyti nereikia.
VMI leidinys PVM SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ REKVIZITAI IR PRIEVOLĖS, SUSIJUSIOS SU PRIDĖTINĖS VERTĖS MOKESČIU, Straipsnis Nr. 57.
Supaprastinta ne PVM sąskaita faktūra
Teoriškai LR PVMĮ supaprastintos PVM sąskaitos faktūros tvarka negalioja ne PVM mokėtojams. Anksčiau galiojęs LR Buhalterinės apskaitos įstatymas, kuris galiojo ir ne PVM mokėtojams, buvo nurodęs, kad vienkartinę paslaugą, įgytą nesinaudojant telekomunikacijų įranga, gaunančio fizinio asmens vardas ir pavardė nėra privalomi rekvizitai. Vadinasi, jei kiti įstatymai neįpareigoja pardavėjo nustatyti pirkėjo tapatybės ir ji lieka nežinoma, paslaugos ar prekės pirkėjas taip pat galėjo likti anonimiškas.
Tačiau realiame versle liko mažai situacijų, kai pardavėjui yra nežinoma pirkėjo tapatybė. Jei pirkėjas atsiskaitė banko pavedimu, banko išraše pardavėjas matė pirkėjo vardą ir pavardę, todėl privalėjo šiuos rekvizitus įrašyti į SF. Kad nereiktų kiekvienam fiziniam asmeniui kurti atskiros kortelės apskaitos programoje, priimant užsakymus internetu, SF turi išrašyti el. komercijos sistema, kurioje ir yra saugomi pirkėjų duomenys.
Elektroninė PVM sąskaita faktūra
Elektronine PVM sąskaita faktūra laikoma PVM sąskaita faktūra, kurioje nurodomi nustatyti PVM sąskaitos faktūros rekvizitai ir kuri yra išrašyta ir gauta elektroniniu formatu. Elektroninė PVM sąskaita faktūra gali būti naudojama tik tuo atveju, kai yra išankstinis pirkėjo sutikimas.
LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str., 11 d.
Įstatymas numato, kad pardavėjas gali siųsti pirkėjui elektroninę PVM sąskaitą faktūrą tik prieš tai gavęs pirkėjo sutikimą. Praktiškai tai reiškia, kad iki sandorio įforminimo pirkėjas turi sutikti su pirkimo taisyklėmis pardavėjo el. komercijos sistemoje arba sudaryti paslaugų teikimo sutartį su tokia nuostata.
Įstatymas taip pat įpareigoja pardavėją „nustatyti būdus, kuriais užtikrinamas PVM sąskaitos faktūros kilmės autentiškumas, turinio vientisumas ir įskaitomumas“. Vadinasi, tam turi būti naudojamos specialios techninės priemonės. Jei vadybininkas sukuria Word failą ir persiunčia jį iš savo el. pašto dėžutės, toks failas nėra laikomas elektronine PVM sąskaita faktūra.
Kreditinė PVM sąskaita faktūra
Kai atšaukiamas jau apmokėtas užsakymas, kuriam jau išrašyta PVM sąskaita faktūra, arba keičiasi tokio užsakymo sumos, pardavėjas turi išrašyti kreditinę PVM sąskaitą faktūrą.
Jeigu po prekių tiekimo arba paslaugų teikimo įforminimo keičiasi tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų apmokestinamoji vertė ir (arba) kiekis, suteikiamos įvairios nuolaidos, prekės (ar jų dalis) grąžinamos, prekių (ar jų dalies) arba paslaugų atsisakoma ar dėl kokių nors kitų priežasčių keičiasi pirkėjo (kliento) mokėtinas atlygis, kreditinį dokumentą, kuriuo įforminami minėtų aplinkybių pasikeitimai, privalo išrašyti asmuo, kuris išrašė pradinį prekių tiekimą arba paslaugų teikimą įforminantį apskaitos dokumentą. Šalių susitarimu minėtų aplinkybių pasikeitimas gali būti įformintas ne prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo išrašomu kreditiniu dokumentu, o pirkėjo (kliento) išrašomu debetiniu dokumentu, jeigu pirkėjas (klientas) yra PVM mokėtojas.
LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 83 str., 1 d.
Kreditinė sąskaita faktūra yra išrašoma tokia pačia tvarka, kaip ir įprasta PVM sąskaita faktūra. Tačiau ji turi būti susieta su pirmine PVM sąskaita faktūra, kurią koreguoja. Vadinasi, galime išrašyti kreditinę PVM sąskaitą faktūrą tik jau pirkusiam klientui ir tik toms paslaugoms, kurias jis jau pirko, t.y. kreditinę PVM sąskaitą faktūrą išrašome tik prekių grąžinimui arba papildomos nuolaidos suteikimui, o ne kitokio pagrindo pinigų išmokėjimui.
Grąžinamos sumos kreditinėje PVM sąskaitoje faktūroje yra įrašomos su minuso ženklu. Jei paslaugos ar prekės kaina kreditinėje PVM sąskaitoje faktūroje būtų nurodyta su pliuso ženklu, tai reikštų, kad pirkėjas turi dar primokėti už tą patį jau įvykusį pirkimą.
Išankstinė sąskaita
Kol nėra teisinio pagrindo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, įmonė gali išrašyti išankstinę sąskaitą. Išankstinė sąskaita nėra finansinėje apskaitoje registruojamas dokumentas. Tai yra komercinis pasiūlymas, kurį galima koreguoti ar iš viso atšaukti.
Kai išankstinė sąskaita yra apmokama, ji turi būti perrašoma į PVM sąskaitą faktūrą. Buhalterinės apskaitos programos leidžia tą pačią išankstinę sąskaitą registruoti PVM sąskaitų faktūrų registre ir ji tampa PVM sąskaita faktūra.
Ne PVM sąskaita faktūra
Dauguma sąskaitoms faktūroms keliamų reikalavimų yra nustatyti LR PVMĮ. Vadinasi, jei sąskaitą išrašo ne PVM mokėtojas, tie reikalavimai nėra taikomi. Dėl to išrašant PVM sąskaitas faktūras be PVM susidaro situacijos, kurių nereglamentuoja jokie teisės aktai.
Paprastumo dėlei išrašant ir ne PVM sąskaitas faktūras patariame vadovautis ta pačia tvarka, kuri galioja PVM sąskaitoms faktūroms. Kol kas nesame susidūrę su situacija, kad VMI ginčytų ne PVM mokėtojo sąskaitų faktūrų išrašymo praktiką, kuri atitinka LR PVMĮ.
Pajamos be sąskaitos faktūros
Yra situacijų, kai įmonė gauna pajamų ir neišrašiusi sąskaitos faktūros. Tokiu atveju pajamos turi būti pagrįstos kitu dokumentu, pvz.: įmonė prisiteisė palūkanas ir tai įrodo teismo sprendimas, įmonė gavo subsidiją už prastovas pagal sutartį su Užimtumo tarnyba, įmonė gavo palūkanas pagal paskolos sutartį ir t.t.
Jei įmonei kažkas sumokėjo už paslaugas nesant jokio apskaitos dokumento, įmonė turi išrašyti sąskaitą faktūrą, nors jos niekam ir nesiunčia. Pavyzdžiui, Google išmoka už AdSense reklamą neprašydama SF, tačiau įmonė tas pajamas turi apskaityti pagal SF už reklamos paslaugas.